Sal de las hojas de cálculo: un mapa práctico
La mayoría de los negocios que dicen no tener «ningún sistema» en realidad tienen cuatro: una lista de precios, una lista de clientes, un registro de gastos, un historial de pedidos — cada uno una hoja de cálculo, cada uno de confianza para exactamente una persona, cada uno a un autocompletado erróneo de un número mal que nadie cuestiona durante un mes. Lo que impide a la gente sustituirlos rara vez es el apego; es el miedo a un único cambio de todo o nada. Así que no lo hagas de una vez.
Empieza por el que más te duele
El orden de manual — primero el catálogo, luego los clientes, luego el historial — es un buen consejo si nada duele de verdad ahora mismo. Si algo duele, empieza por ahí: la lista de precios desactualizada que dos personas editan en paralelo, el registro de gastos que va un mes de recibos por detrás en una buena semana. El impulso de arreglar un problema que se siente te lleva a través del esfuerzo de configuración de una forma que empezar por la hoja de cálculo «correcta» pero indolora nunca consigue.
Qué tiene que cumplirse de verdad para que una importación funcione
Debajo de cualquier herramienta de importación real, tres decisiones hacen todo el trabajo:
Mapeo — decirle al destino que la columna «Item Name» de tu hoja de cálculo y su propio campo name significan lo mismo.
Una clave de deduplicación — un identificador estable que sobrevive entre importaciones, para que volver a subir un archivo corregido actualice tres filas en vez de duplicar 2000. Los nombres cambian; una referencia externa, un número de pedido o un correo no.
Gestión fila a fila — cada fila triunfa o falla por su cuenta, para que una línea mal formada no bloquee, ni corrompa en silencio, los pocos miles que estaban bien.
Las partes que suelen migrar sin problemas
Unas cuantas categorías suelen importarse bien con un archivo bien mapeado, porque los campos de destino están bien definidos y los datos en sí no suelen requerir mucha interpretación:
Catálogo: una lista de precios se convierte en fichas reales de productos o servicios, cada una editable después con normalidad en lugar de quedarse como una importación congelada.
Clientes: una lista de contactos se convierte en fichas de cliente, emparejadas o creadas a partir de un identificador estable como el email, sin dar de alta a nadie en silencio en un marketing que nunca aceptó: ese consentimiento tiene que ser un sí real y aparte, no un efecto secundario de haber estado alguna vez en una hoja de cálculo.
Pedidos o transacciones históricas: un registro de ventas pasadas se convierte en histórico de solo lectura sobre el que puedes hacer informes, sin fingir que son pedidos vivos que aún hay que preparar, cobrar o que pueden reembolsarse.
Gastos: el gasto categorizado se convierte en registros estructurados con un proveedor y una categoría asociados, de modo que una vista de beneficio pueda usarlos de inmediato en vez de esperar a que alguien reintroduzca a mano un año de recibos.
La parte que nunca se mueve sola: las decisiones de criterio
Ningún importador puede decidir que «Varios», «varios», «Otros» y «Sin categorizar» son una sola categoría — fusiónalas antes de importar o acabarás con cuatro. Lo mismo vale para qué cuenta como coste de mercancía frente a gasto operativo (equivócate una vez con esa separación y cada cifra de margen posterior lo hereda en silencio), y para qué «clientes» de hace tres años merece la pena traer siquiera. Migrar datos malos más rápido no es una victoria.
Un orden práctico de actuación
1
Limpia primero la hoja de cálculo
Corregir errores evidentes, acordar los nombres de las categorías y eliminar las filas de prueba y duplicadas: todo esto se hace más rápido una sola vez, en la hoja de cálculo, que después de que se haya repartido entre registros reales.
2
Importa primero la parte más pequeña y segura
Un mes reciente en lugar de cinco años de histórico, para comprobar que el mapeo de columnas hace de verdad lo que crees antes de confiarle el resto.
3
Comprueba el resultado antes de fiarte
Comprueba a ojo unos cuantos registros importados contra la hoja de cálculo original —precio correcto, categoría correcta, cliente correcto— antes de importar nada más.
4
Importa el resto cuando el mapeo esté comprobado
Una vez verificado el lote pequeño, el mismo mapeo y la misma clave de deduplicación gestionan con seguridad el resto del historial: volver a ejecutarlo no supone riesgo, porque la clave de deduplicación hace que una importación repetida actualice los registros existentes en lugar de duplicarlos.
Cómo lo resuelve Olmira
Olmira importa por CSV, no con un único asistente de «migrar todo» — a propósito, ya que las decisiones de criterio de arriba son exactamente las que una herramienta totalmente automática no debería tomar por ti. Catálogo, clientes, pedidos históricos y reservas se mapean a través del mismo motor de mapeo de campos con una clave de deduplicación, así que volver a ejecutar un archivo es seguro; los artículos nuevos del catálogo llegan como borradores y los contactos importados nunca dan su consentimiento de marketing automáticamente, así que nada se publica ni se envía por correo por accidente.
Los gastos se importan aparte: las categorías y los proveedores se crean a partir de los nombres de tu archivo, y cada gasto importado llega como borrador a la espera del mismo paso de recibo y aprobación que uno introducido a mano. El back office al que alimentan estas importaciones es Gestión; la plataforma de conectores por debajo es Integraciones.
Si puede exportar a CSV — y casi todo puede — puedes mapearlo e importarlo. No hay un conector de un clic por proveedor que haya que mantener al día — una única importación CSV mapeada, con la misma protección contra duplicados, cubre cualquier sistema de origen.
Con una clave de deduplicación estable —una referencia externa, un número de pedido o un correo electrónico, en lugar de un nombre—, una importación repetida actualiza u omite los registros que ya existen en vez de duplicarlos.
No: los pedidos históricos importados se mantienen fuera de la analítica de ingresos precisamente para que un registro de ventas traído como referencia no infle lo que realmente se vendió a través del sistema en producción.
Sí, hasta 10.000 filas por archivo. Un historial más largo solo significa dividirlo en un par de archivos en vez de uno, lo que además facilita el paso de «primero un lote pequeño» explicado arriba.
No: ese planteamiento de todo o nada es justo el miedo del que esta guía quiere quitarte. Empieza a usar las partes que ya has migrado mientras el resto de las hojas de cálculo siguen funcionando; no hay ninguna regla que diga que el catálogo, los clientes y el histórico tengan que llegar el mismo día.