Электронный счёт EN 16931: формат, который станет обязательным для всех
Коротко: если вы выставляете счета компаниям или государственным органам, это вопрос «когда», а не «если». «Электронный счёт» в регуляторном смысле — это не письмо с PDF-вложением: это структурированный, машиночитаемый документ, который компьютер может занести прямо в бухгалтерскую программу без ручного перебивания ни одной строки. Определение того, что должен содержать такой счёт в ЕС, задаёт стандарт EN 16931: он уже обязателен при продажах государству и постепенно вводится для сделок между компаниями (B2B) страна за страной, причём графики у всех действительно разные.
Что такое EN 16931 на самом деле — и чем она не является
EN 16931 — это не формат файла. Это семантическая модель, опубликованная CEN, того, что должен содержать электронный счёт и как он сверяется: кто продал, кто купил, что, по какой цене, по какому налогу. Два синтаксиса XML реализуют одну и ту же модель — UBL 2.1 и UN/CEFACT CII, — и корректный файл указывает, какому из них он следует, так что любая система, читающая его, знает, как его парсить, не гадая.
Где это уже обязательно: продажи государственным заказчикам
Директива 2014/55/EU обязала государственные органы ЕС принимать и обрабатывать электронные счета, соответствующие EN 16931, и страны-участницы перенесли это в национальное законодательство ещё несколько лет назад. Это устоявшаяся часть картины: если вы выставляете счета госоргану где-либо в ЕС, требование уже действует — стоит убедиться, что ваша система выставления счетов его покрывает, а не считать это само собой разумеющимся.
Куда движется B2B — и почему ни одной дате не стоит верить слепо
B2B-сегмент — самый быстрый по темпам изменений. На уровне ЕС курс задан на обязательный структурированный электронный счёт плюс почти мгновенную цифровую отчётность для трансграничных B2B-сделок в рамках реформы ViDA — но директивы устанавливают нижнюю планку, а не потолок, и несколько стран-членов ведут собственные внутренние обязательные требования на годы раньше, по графикам, которые уже не раз менялись.
Некоторые страны дополнительно накладывают отчётность о транзакциях в налоговый орган в реальном времени поверх самого формата счёта — отдельное, национально определённое требование соответствия, которое EN 16931 не покрывает. Отслеживайте требования именно своей страны напрямую, а не доверяйте любой дате, напечатанной на какой-либо странице — включая эту.
Подготовка независимо от вашего точного срока
1
Правильно укажите данные продавца
2
Убедитесь, что ваша система выставления счетов действительно умеет выгружать структурированные данные
3
Спросите своих постоянных корпоративных клиентов, что они могут принимать
4
Следите за требованием своей страны напрямую
5
Сохраните и копию, читаемую человеком
Как это устроено в Olmira
Каждый заказ в Olmira — из витрины или из оплаченного бронирования — может формировать и PDF-счёт для клиента, и XML электронного счёта UBL 2.1, соответствующий семантической модели EN 16931, с загрузкой прямо из заказа. Это та часть настоящего руководства, которая касается структурированного формата: данные продавца и покупателя, позиции, разбивка налога и итоги — в виде, который ваши бухгалтерские инструменты или система покупателя могут прочитать напрямую. Выставление счетов относится к заказу, поэтому поставляется вместе с интернет-магазином: с тарифа Pro и выше, а не как дополнение «Управление» на Starter. Покрывается именно общеевропейский стандарт UBL 2.1 / EN 16931; страновые уровни отчётности в реальном времени, там где та или иная страна их требует, выходят за рамки того, что эта функция делает сегодня.
Похожие руководства
НДС ЕС для онлайн-продавцов
В нормативном смысле — нет. PDF — это документ, читаемый человеком; речь идёт о требованиях к структурированному, машиночитаемому файлу (например, UBL 2.1), который компьютер может обработать без того, чтобы кто-то перебивал данные вручную. Большинство компаний в итоге будут выпускать и то и другое.
Обязательства, о которых здесь идёт речь, — это B2G (для государственных органов) и B2B (между компаниями). Продажи конечным потребителям (B2C) не являются целью требований к структурированному электронному выставлению счетов: вы вправе выставить такой счёт и в этом случае, но требовать этого от вас почти наверняка не будут.
Нет — это два разных XML-синтаксиса, каждый из которых способен выразить одну и ту же модель данных EN 16931. Какой из них ожидает конкретная страна или торговый партнёр, может различаться, и именно поэтому в файле указано, какой это.
Относитесь к этому как к вопросу «когда», а не «если», для большинства стран ЕС, и всё больше ваших деловых покупателей может попросить структурированный счёт ещё до того, как это станет обязательным в вашей собственной стране, — умение выставить такой счёт не пропадает впустую, даже если вы опережаете срок.
Нет — EN 16931 стандартизирует содержание и структуру счёта. Некоторые страны отдельно требуют почти в реальном времени сообщать о транзакциях в налоговый орган, и это отдельный, определяемый на национальном уровне слой сверху, а не часть самой нормы EN 16931.
Нет, и считайте все даты на этой странице предварительными. Требования по электронному выставлению счетов — сейчас одна из самых быстро меняющихся областей налогового права ЕС и отдельных стран: уточните свои конкретные обязанности и сроки у своего бухгалтера или в налоговом органе вашей страны.