EN 16931 е-рахунок: формат, який чекає на всіх
Коротка відповідь: якщо ви виставляєте рахунки бізнесу чи державним установам, це питання «коли», а не «чи взагалі». «Електронне рахунок-фактурування» у регуляторному сенсі означає не надсилання PDF електронною поштою, а структурований, машинозчитуваний документ, який комп'ютер може занести прямо в бухгалтерську систему без ручного перенабору жодного рядка. Визначення того, що має містити такий рахунок-фактура в ЄС, задає стандарт під назвою EN 16931: він вже обов'язковий для продажів державі й поступово впроваджується для продажів між бізнесами по країнах — за справді різними графіками.
Чим насправді є EN 16931 — і чим вона не є
EN 16931 — це не формат файлу. Це семантична модель, опублікована CEN, того, що має нести електронний рахунок і як він узгоджується: хто продав, хто купив, що, за якою ціною, за яким податком. Два синтаксиси XML реалізують цю саму модель — UBL 2.1 і UN/CEFACT CII — і відповідний файл вказує, якого з них дотримується, тож будь-яка система, що його читає, знає, як його розпарсити, не вгадуючи.
Де це вже обов'язково: продаж державним замовникам
Директива 2014/55/ЄС зобов'язала державні органи ЄС отримувати й обробляти електронні рахунки, що відповідають EN 16931, і держави-члени перенесли її в національне законодавство роками тому. Це усталена частина картини: якщо ви виставляєте рахунок державному органу будь-де в ЄС, вимога вже діє — варто перевірити, що ваше налаштування виставлення рахунків це охоплює, а не припускати це.
Куди рухається B2B — і чому жодній даті не варто сліпо довіряти
Сегмент «бізнес-бізнесу» рухається швидше. На рівні ЄС напрямок — це обов'язкове структуроване електронне рахунок-фактурування плюс майже миттєва цифрова звітність для транскордонних B2B-операцій у межах реформ ViDA — але директиви задають мінімум, а не максимум, і кілька країн-членів запровадили власні національні вимоги на роки раніше, за графіками, які вже змінювалися не раз.
Деякі країни додатково накладають вимогу звітувати податковій службі про транзакції в реальному часі поверх самого формату рахунка — це окрема, визначена на національному рівні вимога, яку EN 16931 не охоплює. Стежте безпосередньо за вимогами саме вашої країни, а не довіряйте жодній даті, надрукованій на сторінці, — включно з цією.
Підготовка незалежно від вашого точного терміну
1
Правильно вкажіть дані продавця
2
Переконайтеся, що ваша система виставлення рахунків справді вміє вивантажувати структуровані дані
3
Запитайте своїх постійних бізнес-клієнтів, що вони можуть приймати
4
Стежте за вимогою своєї країни напряму
5
Збережіть і копію, зрозумілу людині
Як це влаштовано в Olmira
Кожне замовлення в Olmira — з вітрини або з оплаченого бронювання — може створювати і PDF-рахунок для клієнта, і XML електронного рахунка UBL 2.1, узгоджений із семантичною моделлю EN 16931, із завантаженням прямо із замовлення. Це та частина цього посібника, що стосується структурованого формату: дані продавця й покупця, позиції, розбивка податку та підсумки — у вигляді, який ваші бухгалтерські інструменти або система покупця можуть прочитати напряму. Виставлення рахунків належить до замовлення, тож постачається разом з інтернет-магазином: із тарифу Pro і вище, а не як доповнення «Управління» на Starter. Охоплюється саме загальноєвропейський стандарт UBL 2.1 / EN 16931; національні рівні звітності в реальному часі, там де певна країна їх вимагає, лежать поза тим, що ця функція робить сьогодні.
Схожі посібники
ПДВ ЄС для онлайн-продавців
У нормативному сенсі — ні. PDF — це документ, який читає людина; згадані вимоги стосуються структурованого, машиночитного файлу (наприклад, UBL 2.1), який комп'ютер може обробити без того, щоб хтось перенабирав дані вручну. Більшість компаній зрештою випускатимуть і те, і те.
Обов'язки, про які тут ідеться, — це B2G (для державних органів) і B2B (між компаніями). Продажі кінцевим споживачам (B2C) не є метою вимог до структурованого електронного виставлення рахунків: ви маєте право виставити такий рахунок і в цьому випадку, але вимагати цього від вас майже напевно не будуть.
Ні — це два різні XML-синтаксиси, кожен з яких здатен виразити ту саму модель даних EN 16931. Який із них очікує конкретна країна чи торговий партнер, може відрізнятися, і саме тому у файлі зазначено, який це.
Для більшості країн ЄС сприймайте це як питання «коли», а не «чи взагалі», і дедалі більше ваших бізнес-покупців можуть попросити структурований рахунок-фактуру ще до того, як це стане обов'язковим у вашій країні — уміння його виставити не є марною роботою навіть до настання дедлайну.
Ні — EN 16931 стандартизує зміст і структуру рахунка. Деякі країни окремо вимагають майже в реальному часі повідомляти про транзакції податковому органу, і це окремий, визначений на національному рівні шар зверху, а не частина самої норми EN 16931.
Ні, і вважайте всі дати на цій сторінці попередніми. Вимоги щодо електронного виставлення рахунків — зараз одна з найшвидше змінюваних сфер податкового права ЄС та окремих країн: уточніть свої конкретні обов'язки та строки у свого бухгалтера або в податковому органі вашої країни.