Das Ressourcenplanungsmodell: Personal, Räume, Ausstattung
Was geht in Ihrem Unternehmen tatsächlich zuerst aus? Die Zeit einer Person — eine Stylistin, eine Therapeutin, ein Nachhilfelehrer, der immer nur an einem Ort sein kann? Ein Raum — ein Behandlungsraum, ein privates Séparée? Ein Gerät — ein Projektor, ein Kajak, eine Drohne? Beantworten Sie das richtig, konfiguriert sich der Rest der Terminplanung fast von selbst. Modellieren Sie die Kapazität an der Leistung, die Sie verkaufen, statt an dem, was tatsächlich knapp ist, und Sie überbuchen entweder still den echten Engpass oder lassen Kapazität liegen, von der Sie nicht wussten, dass Sie sie hatten.
Zwei Formen von Kapazität: gemeinsam oder zugewiesen
Die meisten buchbaren Geschäfte fallen in eines von zwei Mustern, und es lohnt sich, vor dem Bauen festzustellen, welches davon Sie tatsächlich sind.
Gepoolte Kapazität ist der einfachere Fall: Dem Kunden ist egal, welche Kapazitätseinheit er bekommt, nur dass eine verfügbar ist. Ein Nagelstudio mit vier Stühlen ohne Termin, ein Coworking-Space mit zwölf Hot Desks, ein Kurs mit zwanzig Plätzen — in jedem Fall ist „wie viele sind gerade frei“ eine einzige Zahl, und jede der identischen Einheiten erfüllt die Buchung gleich gut. Sie müssen nicht jeden Stuhl benennen oder einzeln nachverfolgen; Sie brauchen eine Kopfzahl.
Zugewiesene Kapazität ist der Fall, bei dem eine bestimmte Ressource der Punkt ist. „Bei Ana buchen“ ist nicht austauschbar mit „bei wem auch immer frei ist“, wenn der Kunde alle sechs Wochen zur gleichen Friseurin zurückkommt. „Der Massageraum“ ist nicht austauschbar mit „ein Raum“, wenn Sie nur einen haben. „Die Drohne“ ist nicht austauschbar mit „irgendein Gerät“, wenn Sie genau eine besitzen. Hier muss das System benannte, spezifische Ressourcen verfolgen — weil dem Kunden oder der Art der Leistung wirklich wichtig ist, welche es ist.
Personal, Räume und Geräte sind nicht austauschbar, auch wenn ein Kalender sie gleich behandelt
Sobald Sie sich im Bereich der zugewiesenen Kapazität bewegen, lohnt es sich, Ihre Ressourcen in die drei großen Klassen zu unterteilen, in die die tatsächliche Engpassressource nahezu jedes Kleinunternehmens fällt, denn jede verhält sich etwas anders:
Personen Die Zeit einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters ist in der Regel die knappste und menschlichste Beschränkung, die Sie haben — standardmäßig Kapazität 1, denn eine Person kann nicht zwei Termine in derselben Minute wahrnehmen. Die interessante Modellierungsfrage bei Personen lautet meist welche Leistungen kann diese Person tatsächlich erbringen, denn eine Nachwuchskraft übernimmt vielleicht drei Ihrer sechs Leistungen, nicht alle.
Räume Die Kapazität eines Raums ist häufig ebenfalls 1 (ein Behandlungsraum, ein separater Raum), aber nicht immer — eine offene Studiofläche, auf der mehrere Kleingruppen-Einheiten gleichzeitig laufen, ist berechtigterweise ein Raum mit einer Kapazität größer als eins, sofern Ihr Betrieb tatsächlich so arbeitet. Die Modellierungsfrage lautet hier, ob der Raum wirklich nur einfach belegt werden kann oder ob er mehr als eine Buchung gleichzeitig aufnehmen kann, ohne dass das Erlebnis für irgendjemanden leidet.
Ausstattung Kapazität ist hier schlicht die Anzahl der physischen Einheiten, die Sie besitzen — eine Drohne ist Kapazität 1, drei identische Kajaks sind Kapazität 3. Die Falle bei der Ausstattung besteht darin, zu vergessen, dass ein Typ von Ausstattung („ein Kajak“) und eine bestimmte Einheit („Kajak Nr. 2, das gerade in Reparatur ist“) nicht immer dieselbe Nachverfolgungsgenauigkeit bedeuten — je nachdem, wie genau Sie sie verwalten müssen.
Warum die Ressource geprüft werden muss und nicht die Leistung
Der Modellierungsfehler, der echte Doppelbuchungen verursacht: Verfügbarkeit pro Leistung statt pro Ressource verfolgen. Verkaufen Sie eine Massage, eine Gesichtsbehandlung und eine Packung, die alle denselben Raum nutzen, und zählen Sie die Buchungen jeder Leistung getrennt, kann jede Prüfung für sich „reichlich frei“ antworten — während der Raum, um den es eigentlich geht, über alle drei zusammen voll ausgebucht ist. Die Ressource ist es, die geprüft werden muss; wie die Prüfung selbst Racing vermeidet ist ein eigener Leitfaden.
Die echte Engstelle Ihres Unternehmens abbilden
1
Trennen Sie, was Sie verkaufen, von dem, was es erbringt
2
Entscheiden Sie pro Leistung: gemeinsam oder fest zugewiesen
3
Die tatsächliche Kapazität jeder Ressource festlegen
4
Planen Sie Rüstzeit ein, wo Reinigung wichtig ist
5
Prüfen Sie es erneut, wenn sich das Geschäft ändert
Wie Olmira das löst
Olmira modelliert Ressourcen als Personal, Räume oder Ausstattung, jede mit ihrer eigenen, unabhängig gesetzten Kapazität — nicht fest auf eins, wenn ein Raum tatsächlich mehr fasst. Eine Leistung greift entweder auf einen einfachen gemeinsamen Pool zurück (für unkomplizierte Fälle ist keine Ressourcenmodellierung nötig) oder ist mit den konkreten Ressourcen verknüpft, die sie erbringen können; die Verfügbarkeit wird dann gegen diese Ressourcen über alle Leistungen geprüft, die sie teilen, und nicht gegen eine einzelne Leistung für sich. Bei der Buchung wird automatisch eine geeignete freie Ressource zugewiesen, Sie müssen also keinen Schritt „Wählen Sie Ihren Stylisten" bauen, nur um korrekte Verfügbarkeiten zu bekommen. Wie Leistungen und Ressourcen zusammenspielen, sehen Sie auf der Buchungsseite.
Verwandte Leitfäden
No-Shows: Was die Zahl wirklich bewegt
Nein. Wenn es der Kundschaft wirklich egal ist, wer oder was sie bedient — Stühle ohne Termin, flexible Arbeitsplätze, allgemeine Kursplätze —, genügt eine einfache gemeinsame Kapazitätszahl pro Leistung. Die Ressourcenmodellierung lohnt sich genau dann, wenn eine bestimmte Person, ein bestimmter Raum oder ein bestimmter Gegenstand die eigentliche Engstelle ist.
Ja – die Kapazität wird je Ressource unabhängig festgelegt. Ein einzelner Behandlungsraum hat naturgemäß die Kapazität 1; eine offene Studiofläche, auf der tatsächlich mehrere kleine Einheiten gleichzeitig stattfinden, kann zu Recht die Kapazität 5 oder mehr haben, wenn das der tatsächlichen Nutzung des Raums entspricht.
Genau dafür ist die Ressourcenmodellierung gebaut. Da die Verfügbarkeit gegen die Ressource selbst geprüft wird und nicht gegen die einzelnen Leistungen für sich, blockiert eine Buchung der einen Leistung korrekt die andere, dieselbe Ressource in diesem Zeitfenster zu belegen.
Das hängt davon ab, wie wichtig das „Wer“ für den Verkauf ist. Wo es keine Rolle spielt, hält die automatische Zuweisung aus den gerade freien geeigneten Ressourcen den Buchungsablauf kürzer, ohne an Genauigkeit darüber zu verlieren, was tatsächlich verfügbar ist.
Bilden Sie ihn als eine einzige Ressource mit Kapazität 1 ab. Jede Dienstleistung, die ihn nutzt – selbst drei verschiedene Behandlungen in demselben Raum –, teilt sich korrekt dieselbe zugrunde liegende Verfügbarkeit, sodass er aus Sicht der einen Dienstleistung nie frei wirken kann, während er in Wahrheit von einer anderen belegt ist.