Fatura eletrónica EN 16931: o formato que vai chegar a todos
Resposta curta: se fatura empresas ou entidades públicas, é uma questão de quando, não de se. "Faturação eletrónica" no sentido regulamentar não significa enviar um PDF por email — significa um documento estruturado e legível por máquina que um computador pode lançar diretamente no software de contabilidade sem que ninguém volte a escrever uma linha. A definição da UE do que essa fatura deve conter é uma norma chamada EN 16931: já obrigatória nas vendas ao Estado, e a ser introduzida gradualmente nas vendas entre empresas, país a país, em calendários genuinamente diferentes.
O que é realmente a EN 16931 — e o que não é
A EN 16931 não é um formato de ficheiro. É um modelo semântico, publicado pelo CEN, do que uma fatura eletrónica tem de conter e como se concilia: quem vendeu, quem comprou, o quê, a que preço, sob que imposto. Duas sintaxes XML implementam esse mesmo modelo — UBL 2.1 e UN/CEFACT CII — e um ficheiro conforme declara qual delas segue, para que qualquer sistema que o leia saiba como o interpretar sem adivinhar.
Onde já é obrigatório: vender ao Estado
A Diretiva 2014/55/UE obrigou as administrações públicas da UE a receber e processar faturas eletrónicas conformes com a EN 16931, e os estados-membros transpuseram-na para o direito nacional há anos. Esta é a parte assente do quadro: se faturar um organismo público em qualquer parte da UE, o requisito já está em vigor — vale a pena confirmar que a sua configuração de faturação o cobre, em vez de presumir que sim.
Para onde caminha o B2B — e porque nenhuma data merece confiança cega
O segmento entre empresas é a frente que avança mais depressa. A nível da UE, a direção é a faturação eletrónica estruturada obrigatória, mais reporte digital quase em tempo real para B2B transfronteiriço, ao abrigo das reformas ViDA — mas as diretivas definem um mínimo, não um máximo, e vários Estados-Membros aplicam os seus próprios mandatos nacionais anos antes disso, em calendários que já mudaram mais do que uma vez.
Alguns países acrescentam ainda o reporte de transações em tempo real à autoridade fiscal, para além do próprio formato da fatura — um requisito de conformidade separado, definido a nível nacional, que a EN 16931 não cobre. Acompanhe diretamente o mandato do seu próprio país, em vez de confiar em qualquer data impressa numa página — incluindo esta.
Preparar-se, seja qual for o seu prazo exato
1
Preencha corretamente os seus dados de vendedor
2
Confirme que o seu sistema de facturação consegue mesmo exportar dados estruturados
3
Pergunte aos seus clientes empresariais habituais o que conseguem receber
4
Acompanhe diretamente a obrigação do seu país
5
Guarde também a cópia legível por pessoas
Como a Olmira trata disto
Cada encomenda na Olmira — da loja online ou de uma reserva paga — pode produzir tanto uma fatura em PDF para o cliente como um XML de fatura eletrónica UBL 2.1 alinhado com o modelo semântico EN 16931, descarregável diretamente a partir da encomenda. É o lado do formato estruturado deste guia: dados do vendedor e do comprador, linhas de artigo, desagregação do imposto e totais, numa forma que as suas ferramentas de contabilidade ou o sistema de um comprador conseguem ler diretamente. A faturação pertence à encomenda, por isso vem com a loja online — a partir do plano Pro, e não como suplemento de Gestão no Starter. Cobre especificamente a norma europeia UBL 2.1 / EN 16931; as camadas nacionais de comunicação em tempo real, onde um dado país as exija, ficam fora do que esta funcionalidade faz hoje.
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No sentido regulamentar, não. Um PDF é um documento legível por pessoas; as obrigações em causa exigem um ficheiro estruturado e legível por máquina (como UBL 2.1) que um computador possa processar sem ninguém o voltar a escrever. A maioria das empresas acabará por produzir os dois.
As obrigações aqui tratadas são B2G (administração pública) e B2B (entre empresas). As vendas ao consumidor final (B2C) não são o alvo dos requisitos de faturação eletrónica estruturada — pode emitir uma na mesma, mas é muito pouco provável que lhe seja exigido.
Não — são duas sintaxes XML diferentes que podem exprimir o mesmo modelo de dados EN 16931. Qual delas um determinado país ou parceiro comercial espera pode variar, e é exatamente por isso que o ficheiro indica qual é.
Trate isto como "quando", não como "se", para a maioria dos países da UE, e um número crescente dos seus compradores empresariais pode pedir uma fatura estruturada antes de o seu próprio país a tornar obrigatória — saber produzir uma não é esforço desperdiçado, mesmo antes de um prazo.
Não — a EN 16931 normaliza o conteúdo e a estrutura da fatura. Alguns países exigem separadamente a comunicação das transações à autoridade fiscal quase em tempo real, o que é uma camada distinta, definida a nível nacional e acrescentada por cima, e não parte da própria norma EN 16931.
Não, e trate todas as datas desta página como provisórias. As obrigações de faturação eletrónica são neste momento uma das áreas que mais depressa se mexe no direito fiscal da UE e nacional — confirme as suas obrigações concretas e os prazos com o seu contabilista ou com a autoridade fiscal do seu país.