O modelo de agendamento de recursos: equipa, salas, equipamento
O que realmente se esgota primeiro no seu negócio? O tempo de uma pessoa — um cabeleireiro, um terapeuta, um explicador que só pode estar num sítio de cada vez? Um espaço — uma sala de tratamentos, uma sala privada de jantar? Uma peça de equipamento — um projetor, um caiaque, um drone? Responda corretamente a isso e o resto do agendamento configura-se sozinho na maior parte. Modele a capacidade em função do serviço que vende em vez da coisa que é realmente escassa, e ou sobrerreserva silenciosamente a verdadeira limitação, ou deixa por usar capacidade que nem sabia que tinha.
Duas formas de capacidade: partilhada ou atribuída
A maioria dos negócios com reservas encaixa num de dois padrões, e vale a pena definir qual deles é realmente o seu antes de construir seja o que for.
Capacidade agrupada é o caso mais simples: o cliente não se importa qual unidade de capacidade recebe, só que haja uma disponível. Um salão de unhas sem marcação com quatro cadeiras, um espaço de coworking com doze secretárias, uma aula com vinte vagas — em cada caso, "quantas estão livres agora" é um único número, e qualquer uma das unidades idênticas satisfaz a reserva igualmente bem. Não precisa de nomear ou de seguir cada cadeira individualmente; precisa de uma contagem.
Capacidade atribuída é quando um recurso específico é o que importa. "Marcar com a Ana" não é intercambiável com "marcar com quem estiver livre" se o cliente volta à mesma cabeleireira a cada seis semanas. "A sala de massagens" não é intercambiável com "uma sala" se só tiver uma. "O drone" não é intercambiável com "algum equipamento" se possuir exatamente um. Aqui, o sistema tem de seguir recursos nomeados e específicos — porque o cliente, ou a natureza do serviço, importa-se genuinamente com qual deles recebe.
O pessoal, as salas e o equipamento não são intermutáveis, ainda que um calendário os trate da mesma forma
Assim que entra no território da capacidade atribuída, vale a pena separar os seus recursos nas três grandes classes em que assenta a restrição real de quase todos os pequenos negócios, porque cada uma se comporta de forma ligeiramente diferente:
Pessoas O tempo de um colaborador é normalmente a restrição mais apertada e mais humana que tem — capacidade de 1 por predefinição, porque uma pessoa não consegue realizar duas marcações no mesmo minuto. A questão interessante ao modelar pessoas é habitualmente que serviços esta pessoa consegue de facto prestar, uma vez que um colaborador júnior pode assegurar três dos seus seis serviços, e não todos.
Espaço A capacidade de uma sala é muitas vezes 1 também (uma sala de tratamento, um espaço privado), mas nem sempre: um estúdio de espaço aberto que acolhe várias sessões simultâneas de pequenos grupos é legitimamente um espaço com capacidade superior a um, se o seu negócio funcionar mesmo assim. A questão de modelação aqui é saber se o espaço é genuinamente de utilização única ou se pode acolher mais do que uma reserva ao mesmo tempo sem que a experiência de alguém seja prejudicada.
Equipamento A capacidade é aqui simplesmente o número de unidades físicas que possui — um drone é capacidade 1, três caiaques iguais são capacidade 3. A armadilha do equipamento é esquecer que um tipo de equipamento («um caiaque») e uma unidade específica («o caiaque n.º 2, que está em reparação») nem sempre correspondem ao mesmo nível de detalhe de registo, consoante a precisão com que precisa de o gerir.
Porque é o recurso, e não o serviço, que tem de ser verificado
O erro de modelação que causa sobreposições de reservas a sério: acompanhar a disponibilidade por serviço em vez de por recurso. Venda uma massagem, um tratamento facial e um wrap que usam todos a mesma sala, conte as reservas de cada serviço separadamente, e cada verificação pode responder «bastante livre» de forma independente — enquanto a sala, a coisa realmente disputada, está totalmente reservada somando as três. O recurso é o que tem de ser verificado; como a própria verificação evita condições de corrida é um guia à parte.
Modelar a verdadeira restrição do seu negócio
1
Separe o que vende de quem o executa
2
Decida por serviço: capacidade partilhada ou atribuída
3
Defina a capacidade real de cada recurso
4
Acrescente tempo de preparação onde a limpeza conta
5
Reveja-o quando o negócio mudar
Como a Olmira trata disto
O Olmira modela os recursos como pessoal, salas ou equipamento, cada um com a sua capacidade definida de forma independente — não fixada em um, se um espaço levar realmente mais. Um serviço ou recorre a uma simples bolsa partilhada (nos casos simples não é preciso modelar recursos) ou fica ligado aos recursos específicos que o podem prestar, e a disponibilidade passa então a ser verificada contra esses recursos em todos os serviços que os partilham, e não contra um serviço isolado. No momento da reserva, é atribuído automaticamente um recurso livre e elegível, por isso não tem de construir um passo «escolha o seu cabeleireiro» só para obter uma disponibilidade exata. Veja como serviços e recursos se articulam na página de reservas.
Guias relacionados
Faltas: o que move realmente o número
Não. Se o cliente realmente não se importa com quem ou o que o atende — cadeiras sem marcação, postos de trabalho partilhados, lugares gerais numa aula —, basta um simples número de capacidade partilhada por serviço. A modelação de recursos compensa precisamente quando uma pessoa, sala ou item específico é a verdadeira limitação.
Sim — a capacidade define-se de forma independente por recurso. Uma única sala de tratamento tem naturalmente capacidade 1; um espaço de estúdio aberto que acolhe genuinamente várias sessões pequenas em simultâneo pode ter, com razão, capacidade 5 ou mais, se isso refletir a forma como o espaço é realmente usado.
É exatamente a situação que a modelação de recursos foi feita para apanhar. Como a disponibilidade é verificada em relação ao próprio recurso, e não a cada serviço isoladamente, uma reserva num deles impede corretamente que o outro ocupe o mesmo recurso nessa janela.
Depende de quanto o «quem» importa para a venda. Quando não importa, deixar o sistema atribuir automaticamente a partir dos recursos elegíveis que estiverem livres torna o percurso de marcação mais curto sem perder rigor sobre o que está genuinamente disponível.
Modele-o como um único recurso com capacidade 1. Cada serviço que o usa — mesmo três tratamentos diferentes na mesma sala — partilha corretamente a mesma disponibilidade subjacente, por isso nunca pode parecer livre do ponto de vista de um serviço quando na verdade está ocupado por outro.